تدوین استراتژی سازمانی و مدیریت آن
28 بهمن 1400 1400-11-28 21:25تدوین استراتژی سازمانی و مدیریت آن
احتمالاً تابه‌حال در مورد استراتژی در سازمان‌ها شنیده‌اید. اما استراتژی سازمانی چیست؟ و چگونه می‌توان آن را تدوین و مدیریت کرد؟
در این مقاله قصد داریم ابتدا به این موضوع بپردازیم که استراتژی سازمانی چیست؛ چگونه تدوین و مدیریت کنیم.
استراتژی سازمانی چیست
استراتژی سازمانی مجموعه اقداماتی است که یک شرکت برای دستیابی به اهداف بلندمدت انجام می‌دهد. این اقدامات با هم برنامۀ استراتژیک یک شرکت را تشکیل می‌دهند. تکمیل برنامه‌های استراتژیک حداقل یک سال طول می‌کشد و نیاز به مشارکت همۀ سطوح شرکت دارد. مدیریت ارشد، استراتژی‌های بزرگ سازمانی را ایجاد می‌کند؛ درحالی‌که مدیریت میانی و مدیریت رده پایین، اهداف و برنامه‌هایی را برای تحقق استراتژی کلی گام‌به‌گام طراحی می‌کنند.
این اقدام را می‌توان به یک سفر تشبیه کرد. برای تکمیل مراحل متوالی سفر که در نهایت به مقصد نهایی منتهی می‌شود، باید بر چالش‌های روزانه مانند شرایط جاده غلبه کرد.
مأموریت و چشم‌انداز در استراتژی سازمانی
استراتژی سازمانی باید از مأموریت آن شرکت ناشی شود که توضیح می‌دهد چرا یک شرکت در حال تجارت است. هر فعالیتی در شرکت باید به دنبال تکمیل این هدف باشد، مأموریتی که در نتیجه، تمام تصمیمات استراتژیک را هدایت می‌کند. چشم‌انداز یک شرکت توصیف می‌کند که شرکت در انجام مأموریت خود به چه چیزی دست‌یافته است.
عناصر استراتژی سازمانی
عناصر مهم برای استراتژی سازمانی شامل منابع، وسعت و شایستگی شرکت است. ازآنجایی‌که منابع (افراد، امکانات، تجهیزات و غیره) محدود هستند، تخصیص آنها اغلب به معنای برداشتن آنها از جای دیگری در سازمان است. کمّی کردن وسعت در یک استراتژی، به‌عنوان‌مثال تبدیل‌شدن به شماره یک فروش در شهر تهران، برنامه‌های متمرکزتری را ایجاد می‌کند. در نهایت، مزیت رقابتی به آنچه که یک کسب‌وکار در آن بهترین است، شایستگی اصلی آن، به همراه مجموع چیزهایی که از طریق تجربه، استعداد و تحقیق می‌داند، بستگی دارد.
چرا کسب‌وکار شما به یک استراتژی سازمانی نیاز دارد؟
1- جهت و اولویت‌ها را تعیین می‌کند
یک استراتژی سازمانی به کسب‌وکار شما جهت می‌دهد. بدون این جهت، کسب‌وکار شما به احتمال زیاد ورشکست می‌شود.
اگر مدام مسیرتان را تغییر دهید و یک هفته در سمت ایجاد انعطاف و هفتۀ بعد در سمت عدم تغییر استراتژی‌های سازمانی باشید، کاری که می‌کنید این است که خودتان را به یک فاجعه نزدیک‌تر کنید. حداقل، یک استراتژی سازمانی به شما ثبات می‌دهد.
یک استراتژی سازمانی نیز اولویت‌های کسب‌وکار شما را مشخص می‌کند. همین موضوع موفقیتتان را حتمی می‌کند و به شما نشان می‌دهد که چه فعالیت‌هایی را باید در درجه اول (و دوم و سوم) قرار دهید تا کسب‌وکار خود را به سمت آن هدف سوق یابد.
2) تیم‌ها و بخش‌ها را در یک هدف مشترک تراز می‌کند
حرکت تیم‌های شما در یک‌جهت به اندازۀ کافی سخت هست. حال بدون استراتژی سازمانی، تقریباً این کار غیرممکن است.
وقتی استراتژی کلی خود را تنظیم می‌کنید، حتی اگر چیزی نسبتاً مبهم باشد، مانند افزایش سود، به همۀ کارمندان خود یک هدف مشترک می‌دهید تا انجامش دهند. این موضوع همسویی را در بخش‌ها و در سراسر سازمان ایجاد می‌کند.
3) شفاف‌سازی و ساده‌سازی تصمیم‌گیری
تصمیم‌گیری در مورد کسب‌وکار شما می‌تواند بسیار کار سختی باشد؛ اما با وجود یک استراتژی سازمانی، می‌توانید تعداد تصمیم‌هایی را که باید با آنها روبرو شوید کاهش دهید و مشخص کنید که کدام یک بر اساس اهداف شما منطقی‌تر هستند.
بنابراین، برای مثال، اگر هدف سازمانی شما افزایش سود است اما محصول شما از قبل در بازار اشباع شده، شما فقط یک یا دو انتخاب دارید (مثلاً تنوع بخشیدن).
4) به کسب‌وکار شما اجازۀ انطباق می‌دهد
اگر صبح در حال رانندگی به سمت محل کار هستید و با یک مسیر انحرافی مواجه می‌شوید، دور می‌زنید و به خانه می‌روید؟ نه. مسیر دیگری را پیش می‌گیرید (یا اگر منطقه را می‌شناسید، راه بهتری برای دورزدن پیدا می‌کنید) تا زمانی که به مقصد خود برسید.
استراتژی سازمانی شما مانند آن مقصد است. اگر در این مسیر مشکلاتی پیش بیاید، کاملاً تسلیم نمی‌شوید. برای ادامۀ حرکت به سمت هدف نهایی خود را سازگار می‌کنید.
ویژگی‌های مهم یک استراتژی سازمانی
1- واقع‌بینانه
استراتژی سازمانی شما قبل از هر چیز باید واقع‌بینانه باشد. اگر سود سالانه شما به طور مداوم صد میلیون تومان است، پس تعیین هدف برای کسب سود صد میلیاردتومانی برای سال آینده منطقی نیست.
داشتن استانداردهای بالا عالی است، اما شاید ایجاد اهداف کوچک‌تر برای رسیدن به هدف (مانند دویست و پنجاه میلیون تومان در سال آینده و پانصد میلیون تومان در سال بعد و غیره) تصمیم بهتر و واقعی‌تری باشد.
2- قابل‌اندازه‌گیری
تمامی استراتژی‌های سازمانی باید قابل‌اندازه‌گیری باشند. اگر بگویید می‌خواهید بهتر شوید (یک هدف کیفی) خوب است، اما باید راهی برای اندازه‌گیری اینکه چگونه بهتر می‌شوید بیابید.
3- شفاف
هنگام تنظیم استراتژی سازمانی خود، آن را تاحدامکان مشخص کنید. به‌جای گفتن «ما می‌خواهیم در این صنعت بهترین باشیم»، بگویید: «می‌خواهیم ۵۱ درصد از سهم بازار را در بین تمام رقبای مستقیم خود حفظ کنیم». این یک هدف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است که می‌توانید برای رسیدن به آن تلاش کنید.
4- محدود
استراتژی سازمانی شما نباید بی‌پایان باشد و نیاز به مهلت دارد. اکثر کسب‌وکارها برای رسیدن به اهداف سازمانی خود سه تا پنج سال فرصت می‌دهند. این مهلت تعیین می‌کند که چه کاری انجام دهید و با چه سرعتی آن را انجام دهید.
فرایند تدوین استراتژی سازمانی
استراتژی سازمانی به شما کمک می‌کند تا یک نقشه طراحی کنید و به هدفتان برسید. تدوین آن فرایند گسترده‌ای دارد که مراحل آن را در ادامه شرح می‌دهیم.
1- موقعیت استراتژیک خود را تعیین کنید
این مرحله از تدوین استراتژی سازمانی زمینه را برای همه کارهای آینده فراهم می‌کند. باید بدانید کجا هستید تا سپس مشخص کنید به کجا باید بروید و چگونه به آنجا خواهید رسید.
از همان ابتدا با درنظرگرفتن منابع داخلی و خارجی، ذی‌نفعان را درگیر این تعیین وضعیت کنید. مسائل استراتژیک کلیدی را با صحبت با مدیران شرکت خود، بررسی اطلاعات مشتری و جمع‌آوری داده‌های بازار شناسایی کنید تا تصویر واضحی از موقعیت خود در بازار و در ذهن مشتریان خود به دست آورید.
همچنین می‌تواند مفید باشد اگر مأموریت و چشم‌انداز شرکت خود را بررسی کنید. اگر هیچ مأموریت و چشم‌اندازی ندارید، حتماً ایجاد کنید تا به خود و تیم تصویر واضحی از آنچه قرار است موفقیتی برای کسب‌وکار شما باشد ارائه دهید. علاوه بر این، باید ارزش‌های اصلی شرکت خود را دوباره بررسی کنید تا به خود یادآوری کنید که چگونه شرکت شما برای دستیابی به این اهداف پیش خواهد رفت.
برای شروع، از داده‌های بازار، از جمله اطلاعات مشتری و خواسته‌های فعلی و آینده، برای شناسایی مسائلی که باید پرداخته شوند، استفاده کنید. نقاط قوت و ضعف داخلی سازمان خود را همراه با فرصت‌های بیرونی (روش‌هایی که سازمان شما می‌تواند برای رفع نیازهایی که بازار در حال حاضر آنها را برآورده نمی‌کند رشد کند) و تهدیدات (رقابت شما) مستند کنید.
به‌عنوان چارچوبی برای تحلیل اولیه خود، از نمودار SWOT استفاده کنید. با ورودی مدیران، مشتریان و داده‌های بازار خارجی، می‌توانید به‌سرعت یافته‌های خود را به‌عنوان نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها دسته‌بندی کنید تا موقعیت فعلی روشن شود.
جایگزینی برای SWOT آنالیز PEST است. PEST که برای جنبه‌های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی – فرهنگی و تکنولوژی استفاده می‌شود، یک ابزار استراتژیک است که برای شفاف‌سازی تهدیدها و فرصت‌ها برای کسب‌وکار می‌توانید استفاده کنید.
همان‌طور که این اطلاعات را بررسی و ترکیب می‌کنید، موقعیت استراتژیک شما در بازار مشخص می‌شود و می‌توانید شروع به تثبیت چند هدف استراتژیک کلیدی کنید. اغلب، این اهداف با درنظرگرفتن یک افق سه تا پنج‌ساله تعیین می‌شوند.
2- اهداف خود را اولویت‌بندی کنید
هنگامی که برای تدوین استراتژی سازمانی موقعیت فعلی خود را در بازار شناسایی کردید، زمان تعیین مقاصدی است که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کنند. اهداف شما باید مطابق با مأموریت و چشم‌انداز شرکت شما باشد.
برای اولویت‌بندی اهداف، می‌توانید این سؤالات مهم را از خود بپرسید:
- کدام یک از این ابتکارات بیشترین تأثیر را در دستیابی به مأموریت و چشم‌انداز شرکت و بهبود موقعیت ما در بازار خواهد داشت؟
- چه نوع تأثیری از همه مهم‌تر است (مثلاً جذب مشتری در مقابل درآمد)؟
- رقابت چه تأثیری خواهد گذاشت؟
- چه ابتکاراتی تأثیر فوری دارند؟
- چه‌کار کنیم تا به اهدافمان برسیم؟
- چگونه پیشرفت خود را اندازه‌گیری می‌کنیم و تعیین می‌کنیم که آیا به اهداف خود رسیده‌ایم یا خیر؟
اهداف باید متمایز و قابل‌اندازه‌گیری باشند تا به شما کمک کنند به اهداف و ابتکارات استراتژیک بلندمدت خود که در مرحله اول ترسیم شده است برسید. این اهداف می‌تواند به‌روزرسانی محتوای وب‌سایت، بهبود نرخ بازشدن ایمیل و سرنخ‌های جدید در مسیر باشد.
اهداف SMART برای تعیین جدول زمانی و شناسایی منابع موردنیاز برای دستیابی به اهداف و همچنین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مفید هستند تا موفقیت شما قابل‌اندازه‌گیری باشد.
3- یک برنامه تدوین کنید
اکنون زمان آن است که در تدوین استراتژی سازمانی خود، یک برنامه استراتژیک برای رسیدن به اهداف ایجاد کنید. این مرحله مستلزم تعیین تاکتیک‌های لازم برای دستیابی به اهداف شما و تعیین یک جدول زمانی و ارتباط شفاف مسئولیت‌ها است.
نقشۀ استراتژی ابزاری مؤثر برای تجسم کل برنامۀ شما است. نقشه‌های استراتژی، مشاهدۀ فرایندهای کسب‌وکار و شناسایی شکاف‌های بهبود را آسان می‌کنند.
انتخاب‌های واقعاً استراتژیک معمولاً شامل یک مبادله در هزینۀ فرصت هستند. به‌عنوان‌مثال، شرکت شما ممکن است تصمیم بگیرد که بودجۀ زیادی را برای پشتیبانی مشتری قرار ندهد، تا بتواند بودجه بیشتری را برای ایجاد یک تجربۀ کاربری بصری اختصاص دهد.
آماده باشید که از ارزش‌ها، مأموریت و اولویت‌های تعیین شده خود برای نه گفتن به ابتکاراتی که موقعیت استراتژیک بلندمدت شما را بهبود نمی‌بخشد، استفاده کنید.
4- برنامه را اجرا و مدیریت کنید
هنگامی که برنامه را دارید، آماده اجرای آن هستید. ابتدا، طرح را با به اشتراک گذاشتن اسناد مربوطه به سازمان ابلاغ کنید. سپس، کار واقعی شروع می‌شود.
با ترسیم فرایندهای خود، استراتژی گسترده‌تر خود را به یک برنامه مشخص تبدیل کنید. از داشبوردهای KPI برای بیان شفاف مسئولیت‌های تیم استفاده کنید. این رویکرد ریز فرایند تکمیل و مالکیت را برای هر مرحله از راه‌نشان می‌دهد.
مرورهای منظمی را با مشارکت‌کنندگان فردی و مافوق آنها تنظیم کنید و نقاط ورود را تعیین کنید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید.
5- بررسی و بازنگری طرح
مرحلۀ نهایی تدوین استراتژی سازمانی، بررسی و بازنگری، به شما فرصتی می‌دهد تا اولویت‌های خود را دوباره ارزیابی کنید و بر اساس موفقیت‌ها یا شکست‌های گذشته اصلاح کنید.
به‌صورت فصلی، مشخص کنید که کدام KPI مناسب است و چگونه می‌توانید به آن ادامه دهید و در صورت لزوم برنامه خود را تطبیق دهید. به‌صورت سالانه، مهم است که اولویت‌ها و موقعیت استراتژیک خود را مجدداً ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که در مسیر موفقیت در درازمدت باقی می‌مانید.
پیشرفت خود را با استفاده از کارت‌های امتیازدهی دنبال کنید تا درک جامعی از عملکرد کسب‌وکار خود و اجرای اهداف استراتژیک ارائه دهید.
باگذشت زمان ممکن است متوجه شوید که مأموریت و چشم‌انداز شما باید تغییر کند. ارزیابی سالانه زمان خوبی برای درنظرگرفتن این تغییرات، تهیه یک برنامه جدید و اجرای مجدد است.
نتیجه‌گیری
هدف اصلی استراتژی سازمانی ایجاد چشم‌اندازی برای سازمان‌ها است. همۀ اعضا باید تصویر روشنی از اهداف و مقاصد سازمانی برای انجام مسئولیت‌های خود داشته باشند. استراتژی‌ها به افراد کمک می‌کند تا روی تصویر بزرگ متمرکز بمانند.
در این مقاله توضیح دادیم که استراتژی سازمانی چیست، چه مأموریت و عناصری دارد. اگر بخواهیم در یک جمله بگوییم، مجموعه اقداماتی است که یک شرکت برای دستیابی به اهداف بلندمدت انجام می‌دهد.
سپس به این پرداختیم که چرا کسب‌وکار شما به یک استراتژی سازمانی نیاز دارد. بعد ویژگی‌های مهم یک استراتژی سازمانی را گفتیم. در نهایت فرایند تدوین استراتژی سازمانی را توضیح دادیم.
